時間短縮！プレゼン作成に役立つPowerPoint技3選

病院等の医療機関では長時間勤務が常用化していたが、2016年から始まった働き方改革により、医療機関においても、ごくわずかですが長時間労働の是正（勤務体系の見直し）、残業時間の削減が課題に挙がるようになりました。

しかし研究、発表のための作業に関しては、業務とみなされず残業代が出ない施設が多いのではないでしょうか。実績のためには研究、論文作成が必要であり、論文作成する前には問題点の洗い出し等のためにも学会発表は必須となり、トータルでかなりの時間がとられてしまうという、無給残業ループに入ってしまうこともしばしばあります。

発表スライド作成の時間を減らそう！

新たなことを発見、検証することを目的としている実験やデータ収集では劇的な時間短縮はなかなか困難です。

ではどうすべきか？発表スライド作成における効率化、最適化をすることが一番の時間短縮になります。

学会発表の骨組みの部分、全体の構成を可能な限り迅速に作成する・レイアウト・フォント・配色をテンプレート化することによって、スライド作成にかかる時間の短縮、発表用スライドの質のばらつきも防ぐことができます。

より具体的なメリットを以下に挙げていきます。

プレゼン作成の手間と時間の減少

発表用スライド作成を行う際に、誰もが最初にする作業が全体像を考える作業です。

どのような構成にするのか、それを決定した後に、見やすくするためにはどのフォントや色を使うべきか、どのようなレイアウトにしていくかを決めていきます。あらかじめスライドデザインやレイアウト・フォントや配色が決まっていれば、情報を整理し、構成を決める以外のことを考えたりする必要がなくなるので、大幅に手間と作業時間を圧縮できます。

施設内でのスライドの統一感、質の一定化

個々人がその都度、一から発表スライドを作成すると、作成者による個人差が現れ同じ施設内でも統一感が無い、品質にばらつきがあるなどの問題も発生します。このような問題は同じ施設内で共有できれば（難しいかもしれないが）作成者による品質の差が小さくなります。

施設内で発表スライドのスライドデザインやレイアウト・フォントや配色を決めておけば、学会発表プレゼンの見た目の質を一定レベル保つことが可能です。また統一することで、見た目に対する手直しなどの作業の減少、それによる時間短縮が期待できます。

以下に発表スライド作成に役立つPowerPoint 3つのテクニックを挙げていきます。

PowerPoint 3つのテクニック

アウトライン機能

資料の骨組、全体像を作るときに有用なアウトライン機能です。

この機能は文字のみの入力です。順番や階層なども変更できるため、下書きをそのまま構成の骨組として使用することができる便利な機能です。

PowerPoint（新規・既存どちらでも可）を開きます。パワーポイントPowerPoint（新規・既存どちらでも可）を開きます。

表示をクリックし、アウトライン表示を選択します。

アウトラインを選択し、資料にしたい内容を仮に入力していきます。

入力した内容を元に構成（順番と階層）を決めていきます。

階層はtabキーを押すと、一つ前の項目の配下（同一スライドの配下）になります。

tabキーを押すごとに階層は下がりますが、見やすさを考慮すると2段階までにしておくのが無難です。

また、反対に階層を上げる（戻す）場合にはshift + tabキーを押します。

順番はドラッグしながら上下に動かすだけで移動できます。

この操作を繰り返すことで、発表の構成を練りつつ、スライドのの全体像（骨組）を作ることができます。

テーマ機能

テーマ機能は文字のフォント、色の組み合わせ、効果の3つの要素を同時に変更できる機能です。また、テーマはPowerPointだけでなく、Word、Excelも共通なので、文書種別を変更した場合も、統一感を保つことができます。

デザインのタブを選択します。

図の矢印の部分をクリックすると、すべてのテーマが表示されます。

あとはデザインの中にあるテーマ一覧から、好みのものをクリックするだけです。

また、全体的なイメージはそのままで、文字のフォント、色の組み合わせ、効果の3要素に加え、背景のスタイルをバラバラに設定できるようにもなっています。

変更する場合はバリエーションを選択します。古いバージョンのPowerPointではバリエーションではなく、配色、フォント、効果の3要素が直接表示されていますのでそちらを選びます。今回は、例としてオーガニックを選択した状態から行います。

例としてフォントを変更してみます。フォントをクリックすると、それぞれのフォントが一覧表示されます。各テーマにフォントが2つ表示されていますが、上が各スライドのタイトル部分のフォント、下が本文の部分のフォントです。

 Arial-Times New Romanのテーマを選択すれば、タイトル部分はMS Pゴシック、本文の部分はMS P明朝になるという意味です。これでスライドの基礎部分の3要素の設定ができました。

スライドマスタ機能

 全体像、フォント、配色、効果の3要素が決まれば、次はフォントサイズや文字、背景デザインの追加、レイアウトなど、スライド全体の設定です。

タイトルの色・フォント・サイズを変更したい、背景にデザインを追加したいときに1枚1枚作業していたらとてつもない時間がかかってしまいます。

そんなときには、スライドマスタ機能を使うと、全スライドの見た目の統一が変更できます。

表示をクリックし、プレゼンテーションの表示内のスライドマスタを選択します。

画面左側の一覧が表示されます。ここで1番上に少し大きく表示されているものがスライドマスタ（全スライドに共通した設定を行うマスタ）、さらにその下に分岐しているものがスライドレイアウト（各スライドのレイアウトごとに、個別に設定を行うマスタ）です。

例えば、すべてのスライド上のタイトルはこのフォントと色、大きさに変更、統一したいといった場合は、スライドマスタで設定を行ないます。反対にスライドレイアウトは、このスライドだけ、フォントと色を変えたいなど、個別に設定を行う場合に用います。

これで基本的な部分は完成です。

まとめ

発表用プレゼンテーション作成にあたり、全体像（資料の骨組み）、フォント、レイアウト、配色など、重要な部分を簡略化するためのPowerPointのテクニックを3つ紹介しました。

今回紹介した以外にもスライド作成に役立つ機能は多くあります。

PowerPointの機能を使って、効率的に発表スライドを作成し、手間や時間、品質差を軽減しましょう。